การจัดการข้อมูล
*****************************
การปฏิบัติงานของหน่วยงานทุกแห่ง ย่อมเกี่ยวข้องกับข้อมูลจำนวนมาก เช่นมหาวิทยาลัยจะต้องเก็บข้อมูลประวัตินักศึกษา บุคลากรเป็นจำนวนมากนับพันคน รวมทั้งต้องเก็บข้อมูลบัณฑิตที่จบการศึกษาไปแล้วอีกหลายคน ข้อมูลเหล่านี้จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อมหาวิทยาลัย ปัจจุบันเกือบทุกหน่วยงานใช้คอมพิวเตอร์จัดเก็บข้อมูลเพื่อการปฏิบัติงานและการอ้างอิง การจัดการข้อมูล (Data Management) หมายถึงกิจกรรมต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน ควบคุมดูแลการปฏิบัติงานต่างๆ ที่เกี่ยวเนื่องกับข้อมูลของหน่วยงาน เช่น การจัดเก็บ การบันทึก การตรวจสอบประมวลผล การใช้งาน การสำรองข้อมูล ตามที่กฎหมายกำหนด
โดย; วรพจน์ นวลสกุล
บทบาทและความสำคัญของการจัดการข้อมูล ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ในเหตุการณ์ต่างๆ ที่ได้จากการสังเกต การจดบันทึก การสัมภาษณ์และการสอบถาม แต่ข้อมูล นี้ต้องยังไม่มีการประมวลผล ไม่มีการวิเคราะห์ หรือที่เรียกว่าเป็นข้อมูลดิบ โดยที่ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที การจัดการ ข้อมูล คือ การบริหาร การจัดเก็บข้อมูล การประมวลข้อมูลให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่มีประโยชน์ที่พร้อมจะสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ ในทันที การจัดการข้อมูลจะเกิดประโยชน์สูงสุดหรือมีประสิทธิภาพสูงสุด ก็ต่อเมื่อผู้ใช้ข้อมูลสามารถใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่าง รวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นกลางมากที่สุด เพื่อจะได้นำข้อมูลเหล่า นั้นมาช่วยในการตัดสินใจหรือนำไปใช้ประโยชน์อื่นๆ ต่อไปใน ปัจจุบันนี้ข้อมูลต่างๆ ได้ถูกจัดการไว้อย่างเป็นระเบียบ โดยเก็บไว้ในสิ่งที่เรียกว่า แฟ้ม (File)หลักในการบริหารข้อมูล ประกอบด้วย - ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล (Access) หมายถึงทุกคนที่เกี่ยวข้องการเรื่องนั้นๆ สามารถที่จะเข้าถึงข้อมูลได้ทุกคน โดยไม่ต้องรอให้หน่วยงานอื่นที่เป็นคนเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นคนส่งมาอีก 1 ต่อ เช่น ในกรณีที่ต้องเข้ารักษาที่โรงพยาบาล ขั้นแรกต้องทำการกรอกประวัติส่วนตัวกับแผนก ทะเบียน จากนั้นจึงเข้าทำการรักษาที่ห้องต่างๆ ตามโรค เมื่อไปถึงห้องรักษาโรคเช่น ห้องทำฟัน ภายในหน่วยทันตแพทย์ไม่ต้องมีการถามประวัติซ้ำ อีกครั้ง เพราะสามารถที่จะดึงฐานข้อมูลจากส่วนกลางมาใช้ได้ทันที
การจัดการข้อมูลเริ่มจากการบันทึกข้อมูล ซึ่งอาจจะเป็นการบันทึกข้อมูลลงกระดาษหรือสมุด เพื่อช่วยในการจดจำ แต่เมื่อมีข้อมูลเพิ่มขึ้น รูปแบบของการจัดเก็บข้อมูลก็เปลี่ยนไปให้มีระบบระเบียบมากขึ้น โดยมีการบันทึกข้อมูลลงแฟ้มเอกสารต่างๆ ที่จัดไว้เป็นหมวดหมู่ และมีการพัฒนาการจัดเก็บข้อมูลลงในสื่อบันทึกข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ โดยจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลเพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านข้อมูลจากแฟ้มนั้นได้“แฟ้มข้อมูล” (file) หมายถึง ข้อสนเทศหรือข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ในสื่อที่มีคุณสมบัติเป็นแม่เหล็กไม่ว่าจะเป็นจานบันทึกธรรมดาหรือจานแข็ง (hard disk) ก็ตาม ข้อสนเทศที่นำไปเก็บนั้นจะถูกนำไปเก็บไว้เป็นเรื่องๆ ไป อาจจะเป็นโปรแกรม ข้อมูล หรือภาพ (graphics) ก็ได้ แต่ละเรื่องต่างก็ต้องมีชื่อเป็นของตนเอง ที่ต้องไม่ซ้ำกัน (ทักษิณา สวนานนท์ 2544, หน้า 249)
http://www.sirikitdam.egat.com/WEB_MIS/103_116/10.html
http://www.thaigoodview.com/library/teachershow/prajuab/tanyalak_k/2/c2_10.htm
โครงสร้างข้อมูลในระบบฐานข้อมูล
โครงสร้างข้อมูลในระบบฐานข้อมูล
โดยปกติความสัมพันธ์ของแต่ละแฟ้มจะมีส่วนของตัวชี้ที่จะบอกว่าข้อมูลของระเบียนเดียวกันอยู่ที่ใดในแฟ้มอื่น ๆ เช่น เมื่อแบ่งแยกแฟ้มออกเป็น 3 แฟ้ม คือ นักเรียน,อาจารย์ และ วิชา โดยแต่ละแฟ้มจะมีตัวชี้บ่งบอกว่าข้อมูลที่สัมพันธ์กันอยู่ที่ใด ดังตัวอย่างในรูปโครงสร้างข้อมูลในฐานข้อมูลตามรูปที่ 3.4 ประกอบด้วย 3 แฟ้ม ในแต่ละแฟ้มมีความสัมพันธ์ถึงกัน เช่น ข้อมูลในแฟ้มนักเรียนจะมีส่วนที่เป็นกุญแจที่ชี้บอกความสัมพันธ์กับแฟ้มอาจารย์ว่าอาจารย์ประจำชั้นชื่ออะไรaaaaaกรณีที่การหาข้อมูลของนักเรียน เช่น นักเรียนรหัสประจำตัว 008 มีชื่อว่าอะไร มีใครเป็นอาจารย์ประจำชั้น และเรียนวิชาอะไร ลักษณะการค้นหาคือ ค้นหาในแฟ้มนักเรียนทีละระเบียนจนพบระเบียนที่มีระรหัสเป็น 008 ก็จะทราบชื่อนักเรียนและมีกุญแจที่เป็นตัวชี้ว่าข้อมูลนี้สัมพันธ์กับข้อมูลในแฟ้มอาจารย์ ทำให้โยงต่อว่าอาจารย์ชื่ออะไร และจะทราบกุญแจซึ่งเป็นตัวชี้ว่าอาจารย์สอนวิชาอะไร เป็นต้น การค้นหาข้อมูลที่มีกุญแจเป็นตัวชี้ข้อมูลจะทำให้เราเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วขึ้นการแบ่งประเภทแฟ้มข้อมูลในการเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ในรูปแบบแฟ้มนั้นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตรวมกันเป็นระเบียน การเก็บและการเรียกข้อมูลจะกระทำทีละระเบียน การแบ่งประเภทของแฟ้มจึงมักแบ่งแยก ตามรูปแบบลักษณะการเรียกค้นหา ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 แบบด้วยกันคือ แฟ้มลำดับ (sequential file) แฟ้มสุ่ม (random file) และ แฟ้มดัชนี (index file) ดังนี้aaaaa1) แฟ้มลำดับ เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลที่ละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบaaaaa2) แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใด ๆ ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม เช่น กรณีของการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ถ้าต้องการอ่นเพลงที่ 5 ก็จะคำนวณความยาวของสายเทป เพื่อให้มีการเคลื่อนสายเทปไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วจึงเริ่มอ่าน กรณีนี้จะทำได้เร็วกว่าสแบบลำดับaaaaa3) แฟ้มแบบดัชนี แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน ดังตัวอย่างเช่น ถ้าใช้ชื่อเพลงเป็นกุญแจสำหรับการค้นหา จะมีการเก็บชื่อเพลงโดยมีการจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อค้นหาชื่อเพลงได้ ก็ได้ลำดับเพลง ซึ่งสามารถนำไปคำนวณหาตำแหน่งที่ต้องการเขียนอ่านได้ต่อไป
ประวัติ
ฐานข้อมูลในลักษณะที่คล้ายกับฐานข้อมูลสมัยใหม่ ถูกพัฒนาเป็นครั้งแรกในทศวรรษ 1960 ซึ่งผู้บุกเบิกในสาขานี้คือ ชาลส์ บากแมน แบบจำลองข้อมูลสำคัญสองแบบเกิดขึ้นในช่วงเวลานี้ ซึ่งเริ่มต้นด้วย แบบจำลองข่ายงาน (พัฒนาโดย CODASYL) และตามด้วยแบบจำลองเชิงลำดับชั้น (นำไปปฏิบัติใน IMS) แบบจำลองทั้งสองแบบนี้ ในภายหลังถูกแทนที่ด้วย แบบจำลองเชิงสัมพันธ์ ซึ่งอยู่ร่วมสมัยกับแบบจำลองอีกสองแบบ แบบจำลองแบบแรกเรียกกันว่า แบบจำลองแบนราบ ซึ่งออกแบบสำหรับงานที่มีขนาดเล็กมาก ๆ แบบจำลองร่วมสมัยกับแบบจำลองเชิงสัมพันธ์อีกแบบ คือ ฐานข้อมูลเชิงวัตถุ หรือ โอโอดีบี3 (OODB)ในขณะที่แบบจำลองเชิงสัมพันธ์ มีพื้นฐานมาจากทฤษฎีเซต ได้มีการเสนอแบบจำลองดัดแปลงซึ่งใช้ทฤษฎีเซตคลุมเครือ (ซึ่งมีพื้นฐานมาจากตรรกะคลุมเครือ) ขึ้นเป็นอีกทางเลือกหนึ่งปัจจุบันมีการกล่าวถึงมาตรฐานโครงสร้างฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงฐานข้อมูลต่างระบบ ให้สืบค้นรวมกันเสมือนเป็นฐานข้อมูลเดียวกัน และการสืบค้นต้องแสดงผลตรงตามคำถาม มาตรฐานดังกล่าวได้แก่ XML RDF Dublin Core Metadata เป็นต้น และสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งที่จะช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลรหว่างต่างหน่วยงานได้ดี คือการใช้ Taxonomy และ อรรถาภิธาน ซึ่งเป็นเครื่องมือสำหรับจัดการความรู้ในลักษณะศัพท์ควบคุม เพื่อจำกัดความหมายของคำที่ใช้ได้หลายคำในความหมายเดียวกัน
1. แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูล • ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันมาจัดเก็บในที่เดียวกัน ซึ่งแต่เดิมถูกจัดเก็บอยู่ในแต่ละแฟ้มข้อมูลเป็นระบบแฟ้มข้อมูล ฐานข้อมูลมีความจำเป็นในการแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากระบบแฟ้มข้อมูล ได้แก่ ความซ้ำซ้อนของข้อมูล ความขัดแย้งของข้อมูลความยากในการแก้ไขและบำรุงรักษา การผูกติดกับข้อมูล การกระจายของข้อมูล และการใช้ประโยชน์จากข้อมูลลดลง• ในงานฐานข้อมูลจำเป็นต้องเข้าใจหลักการฐานข้อมูลให้ถูกต้อง ตรรกะ คือ สิ่งที่โปรแกรมหรือผู้ใช้เห็น กายภาพเป็นสิ่งที่ระบบปฏิบัติการเห็น ฐานข้อมูล คือ ที่เก็บรวบรวมข้อมูลและความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล สคีมา คือ โครงสร้างฐานข้อมูล อินสแตนซ์ คือ เนื้อข้อมูล แบบจำลองข้อมูล คือ โครงสร้างข้อมูลระดับตรรกะที่นำเสนอข้อมูลและความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลให้ผู้ใช้เห็น เอนทิตี คือ สิ่งที่เราสนใจเก็บข้อมูลเกี่ยวข้องด้วย แอตทริบิวต์ คือ คุณลักษณะของเอนทิตี• ระบบฐานข้อมูลมีองค์ประกอบที่สำคัญ คือ ฐานข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูล และ บุคลากร โดยบุคลากรที่มีบทบาทสำคัญในการจัดการการบริหารฐานข้อมูล คือ ผู้บริหารฐานข้อมูล• คุณลักษณะของระบบฐานข้อมูล คือ มีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยสุด มีความถูกต้องของข้อมูลสูงสุด มีความปลอดภัยของข้อมูลสูงสุด มีความเป็นอิสระของข้อมูล และมีการควบคุมจากศูนย์กลาง2. แนวคิดเกี่ยวกับระบบจัดการฐานข้อมูล • ระบบจัดการฐานข้อมูลหรือดีบีเอ็มเอส คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการฐานข้อมูล ทำหน้าที่เกี่ยวกับการนิยามข้อมูล การจัดการข้อมูล การดูแลความปลอดภัยและความถูกต้องของข้อมูล การฟื้นสภาพข้อมูลและควบคุมภาวะพร้อมกัน การจัดทำพจนานุกรมข้อมูล• ระบบจัดการฐานข้อมูลมีประโยชน์ต่อฐานข้อมูลดังนี้ คือ ความเป็นอิสระของข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูล การกำหนดสิทธิในการใช้ข้อมูล การฟื้นสภาพข้อมูลอัตโนมัติเมื่อระบบเกิดความเสียหาย การดูแลผู้ใช้หลายคนให้สามารถทำงานพร้อมกัน การใช้ข้อมูลร่วมกัน และการควบคุมความถูกต้องของข้อมูล• ระบบจัดการฐานข้อมูลมีส่วนประกอบที่สำคัญ คือ ส่วนการจัดการฐานข้อมูล ส่วนประมวลผลสอบถาม ส่วนแปลภาษานิยามข้อมูล และส่วนรหัสออบเจกต์ของโปรแกรมประยุกต์• ภาษาหลักที่ใช้ในระบบจัดการฐานข้อมูล คือ ภาษานิยามข้อมูลและภาษาจัดการข้อมูล ภาษานิยามข้อมูลใช้สำหรับกำหนดโครงสร้างฐานข้อมูล ภาษาจัดการข้อมูลใช้สำหรับสอบถามข้อมูลเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล เปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล เกณฑ์หลักที่ใช้ในการจำแนกประเภทของระบบจัดการฐานข้อมูล คือ แบบจำลองข้อมูล• สถาปัตยกรรมไคลเอ็นต์เซอร์ฟเวอร์มี 2 ส่วนที่สำคัญ คือ เซอร์ฟเวอร์หรือแบ็กเอนด์หรือเครื่องให้บริการ และไคลเอ็นต์หรือฟรอนเอนด์หรือเครื่องใช้บริการ โดยเครื่องให้บริการฐานข้อมูลจะต้องมีระบบจัดการฐานข้อมูลอยู่ที่เครื่องเซอร์ฟเวอร์ การใช้งานฐานข้อมูลแบบไคลเอ็นต์เซอร์ฟเวอร์มี 3 ลักษณะ คือ ไคล์เอ็นต์เซอร์ฟเวอร์แบบเอสคิวแอล ไคลเอ็นต์เซอร์ฟเวอร์แบบเมสเซส และไคลเอ็นต์เซอร์ฟเวอร์แบบ 3 ระดับชั้น3. แนวคิดเกี่ยวกับโครงสร้างฐานข้อมูล • โครงสร้างฐานข้อมูลหรือสถาปัตยกรรมฐานข้อมูลแบ่งเป็น 3 ระดับ คือ ระดับภายนอก ระดับแนวคิด และระดับภายใน การแบ่งโครงสร้างฐานข้อมูลออกเป็น 3 ระดับนี้ ทำให้เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล• โครงสร้างฐานข้อมูลระดับภายนอกเป็นระดับการมองข้อมูลภายในฐานข้อมูลสำหรับผู้ใช้แต่ละคน โครงสร้างฐานข้อมูลระดับแนวคิดเป็นระดับของการออกแบบฐานข้อมูล โครงสร้างฐานข้อมูลระดับภายในเป็นระดับของการจัดเก็บข้อมูลในหน่วยเก็บข้อมูลจริงๆ• ความเป็นอิสระของข้อมูล หมายถึง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขโครงสร้างข้อมูลในระดับภายในหรือระดับแนวคิดจะไม่มีผลกระทบต่อโปรแกรมที่ผู้ใช้ใช้งานอยู่ในระดับภายนอก• การแปลงรูปเป็นการเชื่อมมุมมองจากสถาปัตยกรรมในระดับที่สูงกว่าไปยังระดับที่ต่ำกว่า การเชื่อมมุมมองระหว่างระดับภายนอกกับระดับแนวคิดเพื่อให้ผู้ใช้ฐานข้อมูลมีมุมมองข้อมูลที่แตกต่างกันได้ การเชื่อมมุมมองระหว่างระดับแนวคิดกับระดับภายในเพื่อนำโครงสร้างของข้อมูลที่กำหนดในระดับแนวคิดมากำหนดโครงสร้างของเรคอร์ดและฟิลด์ที่จะนำไปจัดเก็บการแปลงรูปทำโดยระบบจัดการฐานข้อมูลหรือดีบีเอ็มเอส4. แบบจำลองข้อมูล • แบบจำลองข้อมูล คือ โครงสร้างข้อมูลระดับตรรกะที่นำเสนอข้อมูลและความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลให้ผู้ใช้เห็นและเข้าใจได้• แบบจำลองข้อมูลแบบสัมพันธ์นำเสนอในรูปตาราง มีการเชื่อมโยงข้อมูลถึงกันโดยใช้ค่าของคีย์ ที่มีประสิทธิภาพสูง เป็นแบบจำลองที่นิยมใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน• แบบจำลองข้อมูลแบบไฮราคีนำเสนอในรูปของโครงสร้างต้นไม้ มีความสัมพันธ์ของเรคอร์ดในฐานข้อมูลแบบพาเรนต์-ไชลด์เป็นแบบหนึ่งต่อหลาย สร้างความสัมพันธ์ด้วยการใช้ตัวชี้• แบบจำลองข้อมูลแบบเครือข่ายนำเสนอในรูปมัลติลิสต์ มีความสัมพันธ์ของเรคอร์ดในฐานข้อมูลแบบพาเรนต์-ไชลด์เป็นแบบหนึ่งต่อหลายแบบจำกัด มีการเชื่อมโยงเซตของเรคอร์ดด้วยตัวชี้สามารถแก้ปัญหาความสัมพันธ์แบบหลายต่อหลายได้• แบบจำลองข้อมูลแบบออบเจกต์นำเสนอในรูปออบเจกต์ เป็นแบบจำลองที่เหมาะกับงานออกแบบทางวิศวกรรมและการเก็บข้อมูลรายละเอียดที่เป็นวัตถุเชิงซ้อน มีการอ้างถึงออบเจกต์อื่นโดยใช้ตัวระบุออบ เจกต์เชิงตรรกะ
การจัดการฐานข้อมูล การจัดการฐานข้อมูล(Database Management) คือ การบริหารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อตอบสนองต่อการใช้ของโปรแกรมประยุกต์อย่างมีประสิทธิภาพและลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล รวมทั้งความขัดแย้งของข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์การ ในอดีตการเก็บข้อมูลมักจะเป็นอิสระต่อกันไม่มีการเชื่อมโยงของข้อมูลเกิดการ สิ้นเปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล เช่น องค์การหนึ่งจะมีแฟ้มบุคคล (Personnel) แฟ้มเงินเดือน (Payroll) และแฟ้ม สวัสดิการ (Benefits) อยู่แยกจากกัน เวลาผู้บริหารต้องการข้อมูลของพนักงานท่านใดจำเป็นจะต้องเรียกดูแฟ้มข้อมูลทั้ง 3 แฟ้ม ซึ่งเป็นการไม่สะดวก จงทำให้เกิดแนวความคิดในการรวมแฟ้มข้อมูลทั้ง 3 เข้าด้วยกันแล้วเก็บไว้ที่ ศูนย์กลางในลักษณะฐานข้อมูล (Database) จึงทำให้เกิดระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management system (DBMS) ซึ่งจะต้องอาศัยโปรแกรมเฉพาะในการสร้างและบำรุงรักษา (Create and Maintenance) ฐาน ข้อมูลและสามารถที่จะให้ผู้ใช้ประยุกต์ใช้กับธุรกิจส่วนตัวได้โดยการดึงข้อมูล (Retrieve) ขึ้นมาแล้วใช้โปรแกรมสำเร็จรูปอื่นสร้างงานขึ้นมาโดยใช้ข้อมูลทีมีอยู่ในฐานข้อมูล แสดงการรวมแฟ้มข้อมูล 3 แฟ้มเข้าด้วยกันการประมวลผลในระบบสารสนเทศจากที่ได้กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลที่ถูกเก็บอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาใช้สร้างเป็นสารสนเทศนั้นอาจอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลหรือไฟล์หรืออาจอยู่ในรูปฐานข้อมูล ซึ่งการประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างระบบสารสนเทศนั้น ถ้าข้อมูลที่ถูกเก็บนั้นเป็นระบบแฟ้มข้อมูล เมื่อเปรียบเทียบกับระบบฐานข้อมูล จะพบว่าจะมีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน ดังจะกล่าวในหัวข้อต่อไปนี้ระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูลแรกเริ่มที่มีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อการประมวลผลข้อมูลทางธุรกิจ หรือเพื่อสร้างสารสนเทศนั้นจะมีการเก็บกลุ่มของระเบียนต่าง ๆ ไว้ในแฟ้มข้อมูลที่แยกจากกันและจะเรียกว่าเป็นระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูล ถึงแม้ว่าระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูลนี้จะเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพที่ดีกว่าระบบที่ทำด้วยมือ แต่ระบบแฟ้มข้อมูลนี้ก็ยังมีข้อจำกัดหลายอย่างด้วยกันข้อดีของการประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูล1.) การประมวลผลข้อมูลทำได้อย่างรวดเร็ว ค่าลงทุนในเบื้องต้นจะต่ำ อาจไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถมาก ก็สามารถทำการประมวลผลข้อมูลได้ 2.) โปรแกรมประยุกต์แต่ละโปรแกรมสามารถควบคุมการใช้ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลของตนเองได้ข้อเสียของการประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูลการประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูล อาจมีข้อเสียที่เกิดขึ้นได้ ดังต่อไปนี้1.) มีความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Redundancy) การใช้แฟ้มข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกันนี้ จะส่งผลให้เกิดข้อเสียในสิ่งต่อไปนี้ 1.1) ทำให้เสียเนื้อที่ในการใช้งานในหน่วยเก็บข้อมูลสำรองเช่นดิสก์ 1.2) ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มหนึ่งก็จะต้องตามไปแก้ไขข้อมูลในแฟ้มข้อมูลอื่นทุกแฟ้มที่มีข้อมูลนั้นอยู่ด้วยจึงอาจเกิดปัญหาที่เกี่ยวกับ ความขัดแย้งกันของข้อมูล (Data Inconsistency) เนื่องจากข้อมูลในแต่ละแฟ้มเกิดความไม่สอดคล้องกันขึ้น ซึ่งพบมากในระบบการประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล1.2) ความยากในการประมวลผลข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มข้อมูล ในการสร้างรายงานของแต่ละระบบเช่นการสร้างรายงานการลงทะเบียน ว่าแต่ละวิชามีนักศึกษาคนใดบ้างที่ลงทะเบียนเรียน จะต้องมีการเขียนโปรแกรมประยุกต์เช่นโปรแกรมการลงทะเบียน เพื่อทำการดึงข้อมูลรหัสวิชา รหัสนักศึกษา จากแฟ้มข้อมูลการลงทะเบียน และต้องนำรหัสวิชาที่ได้ไปค้นชื่อวิชาและจำนวนหน่วยกิตที่มีรหัสวิชาตรงกันจากแฟ้มรายวิชา ส่วนรหัสนักศึกษาที่ได้ก็จะต้องนำไปค้นชื่อนักศึกษาที่มีรหัสตรงกันจากแฟ้มนักศึกษา ซึ่งโปรแกรมการลงทะเบียนที่เขียนจะต้องมีความซับซ้อนพอสมควร เนื่องจากต้องมีการจัดการกับแฟ้มข้อมูลมากกว่า 1 แฟ้มข้อมูลขึ้นไป1.3) ไม่มีผู้ควบคุมหรือรับผิดชอบระบบทั้งหมด เนื่องจากผู้เขียนโปรแกรมด้านใดด้านหนึ่ง ก็จะดูแลเฉพาะข้อมูลที่จะมีการใช้กับงานของตนเท่านั้น1.4) ความขึ้นต่อกัน (Dependency) โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลมักจะเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมประยุกต์ที่สร้างขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้ามีการเขียนโปรแกรมประยุกต์ด้วยภาษา COBOL โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลที่จะใช้เช่นชื่อเขตข้อมูลต่าง ๆ ขนาดของเขตข้อมูล จะต้องประกาศไว้ในส่วนของ DATA DIVISION ของโปรแกรมประยุกต์ ปัญหาก็คือว่าถ้ามีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลเมื่อใด ก็จะต้องไปทำการแก้ไขโปรแกรมประยุกต์ คือต้องไปเปลี่ยนแปลงโครงสร้างแฟ้มข้อมูลในส่วน DATA DIVISION นั้นด้วยจากข้อเสียดังกล่าวของการประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูล จึงเป็นที่มาของการพัฒนาระบบการประมวลผลแบบใหม่ เพื่อแก้ไขข้อเสียของการประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูล ซึ่งเรียกการประมวลผลแบบใหม่นี้ว่า "ระบบการประมวลผลฐานข้อมูล"ระบบการประมวลผลฐานข้อมูลจากข้อจำกัดของระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูลดังกล่าวข้างต้น จึงมีความพยายามคิดหาเทคโนโลยีการประมวลผลแบบใหม่ เพื่อเอาชนะข้อจำกัดดังกล่าว เทคโนโลยีหนึ่งที่ถูกพัฒนาขึ้นมาแทนที่ระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูลได้แก่ ระบบการประมวลผลฐานข้อมูลคำว่า ฐานข้อมูล โดยทั่วไปจะหมายถึงการเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันไว้ในที่ที่เดียวกันในระบบการประมวลผลฐานข้อมูลจะมีรูปแบบวิธีการจัดการข้อมูลที่แตกต่างกันจากระบบแฟ้มข้อมูล มีองค์ประกอบเพิ่มขึ้นมาจากระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูลได้แก่องค์ประกอบที่เรียกว่า ระบบการจัดการฐานข้อมูล DBMS(Database Management System)DBMS จะช่วยในการสร้าง เรียกใช้ข้อมูล และปรับปรุงฐานข้อมูล โดยจะทำหน้าที่เสมือนตัวกลางระหว่างผู้ใช้และฐานข้อมูลให้สามารถติดต่อกันได้รูประบบการประมวลผลฐานข้อมูลการทำงานที่ต้องผ่าน DBMS ทุกครั้งนี้จะทำให้การเขียนโปรแกรมประยุกต์มีความสะดวกยิ่งขึ้น เนื่องจากผู้เขียนโปรแกรมไม่ต้องยุ่งเกี่ยวหรือสนใจว่าในทางกายภาพข้อมูลถูกเก็บอยู่อย่างไรในดิสก์ หรือแม้แต่วิธีการในการจัดการกับข้อมูลไม่ต้องสนใจว่าใช้วิธีแบบอินเด็กซ์ไฟล์ (Index File) หรือแบบอินเด็กซ์ซีเควนเชียวไฟล์ (Index Sequential File) เป็นต้น ผู้ใช้เพียงแต่ออกคำสั่งง่าย ๆ ในการเรียกใช้ข้อมูล เพิ่มข้อมูล ปรับปรุงข้อมูล หรือ ลบข้อมูลผ่านทาง DBMS แทนข้อดีของการประมวลผลข้อมูลในฐานข้อมูล1.) ข้อมูลมีการเก็บอยู่รวมกันและสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้2.) ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้3.) สามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งกันของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้4.) การควบคุมความคงสภาพของข้อมูล ความคงสภาพ (Integrity) หมายถึง ความถูกต้อง ความคล้องจอง ความสมเหตุสมผลหรือความเชื่อถือได้ของข้อมูล5.) การจัดการข้อมูลในฐานข้อมูลจะทำได้ง่าย6.) ความเป็นอิสระระหว่างโปรแกรมประยุกต์และข้อมูล7.) การมีผู้ควบคุมระบบเพียงคนเดียว ซึ่งเรียกว่า DBA (Database Administrator) เป็นผู้ควบคุมและบริหารจัดการระบบฐานข้อมูลทั้งหมดข้อเสียของการประมวลผลข้อมูลในฐานข้อมูลแม้ว่าการประมวลผลข้อมูลในฐานข้อมูล จะให้ข้อดีหลายประการแต่ก็จะมีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกันในเรื่องต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ 1.) การใช้งานฐานข้อมูลจะเสียค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง เนื่องจากราคา DBMS มีราคาค่อนข้างแพง นอกจากนี้การใช้ฐานข้อมูล จะต้องใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพค่อนข้างสูง เช่นต้องมีความเร็วสูง มีขนาดหน่วยความจำ และหน่วยเก็บข้อมูลสำรองความจุสูง เป็นต้น 2.) การสูญเสียของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้ด้วยตัวเอง เช่น Index Pointer เสียเป็นต้น
แหล่งอ้างอิง
1.http://www.lcc.rtaf.mi.th/trainning/detail0301.html
2.www.chakkham.ac.th/technology/lesson22/database2.html
3.www.tanti.ac.th/Com-tranning/IT/technof3.htm
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ หน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล คือ Bit (Binary Digit) ซึ่งใช้ แทนเหตุการณ์ หรือ สถานะได้เพียง 2 อย่างเท่านั้นไม่เพียงพอกับการแทนข้อมูลจำนวนมหาศาลได้ จึงรวมกลุ่มของบิตเข้าด้วยกันเพื่อแทนอักขระ 1 ตัว แต่หน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่มีความหมายต่อผู้ใช้คือ เขตข้อมูล (Field) ซึ่งประกอบด้วยอักขระตั้งแต่ 1 ตัว ขึ้นไปมารวมกันให้เกิดความหมายขึ้นมาใช้ แทนข้อมูลเขตข้อมูลที่รวมกันอย่างมีจุดประสงค์กลายเป็นระเบียนข้อมูลที่สามารถนำไปใช้งานได้การจัดโครงสร้างข้อมูล ในการเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพื่อประยุกต์ใช้งานในองค์การ ผู้เขียนโปรแกรมจะต้องมีความเข้าใจในระบบจัดการข้อมูล และสามารถจัดรูปแบบข้อมูล เพื่อที่จะสามารถเข้าถึง (Access) และเรียกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ กระบวนการในการจัดการกับข้อมูลมีดังนี้
1. ข้อมูลจะต้องเป็นตัวแทน (Represent) ของสิ่งที่องค์กรต้องการศึกษาและจัดต้องถูกจัดเก็บ (Store) ในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้ในภายหลัง
2.ข้อมูลต้องถูกจัดระบบ (Organize) ให้สามารถเลือกเข้าถึงได้ตามจุดมุ่งหมายของผู้ใช้ ในลักษณะต่าง ๆ กัน และเข้าถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ข้อมูลจะต้องถูกประมวลผล (Process)และนำเสนอ (Present) ในรูปแบบที่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ข้อมูลจะต้องถูกจัดในลักษณะที่สามารถป้องกัน (Project) และจัดการ (Manage) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในภาษาคอมพิวเตอร์ชั้นสูงหลายภาษา วิธีการจัดการและใช้คำสั่งกำหนดรูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูลแตกต่างกันออกไปแต่สามารถจำแนกโครงสร้างข้อมูลหรือประเภทข้อมูล ออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ ด้วกันดังนี้
1. โครงสร้างข้อมูลพื้นฐาน (Primitive data structure) เป็นข้อมูลที่มีค่าเฉพาะประเภทใดประเภทหนึ่ง เช่น จำนวนเต็ม (Integer)แบบตรรก (Boolean)
2. โครงสร้างองค์ประกอบอย่างง่าย (Simple data structure) เป็นข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลโครงสร้างพื้นฐานประกอบขึ้นมาเป็นชุดของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในลักษณะหนึ่ง ได้แก่ ข้อมูลแบบอาร์เรย์ (Array) แบบระเบียน (Record)
3. โครงสร้างองค์ประกอบซับซ้อน (Compound data structure) เป็นข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลอลค์ประกอบอย่างง่าย ประกอบขึ้นเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างซับซ้อนขึ้น เพื่อวัตถุประสงค์ ของการจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูลเป็นการเฉพาะกิจภายในโปรแกรม ซึ่งอาจแบ่งโครงสร้างข้อมูลประเภทนี้ออกเป็น 2 ประเภทย่อย ๆ คือ
1. แบบชุดข้อมูลสัมพันธ์เชิงเส้นตรง ได้แก่ แบบ Linked-List , Stack และ Queue
2. แบบชุดข้อมูลไม่ใช่เส้นตรง ได้แก่ Binary Tree , Graphโครงสร้างข้อมูลแบบอาร์เรย์ อาร์เรย์เป็นโครงสร้างข้อมูลประเภทหนึ่งที่มีมิติ ซึ่งอาจจะเป็นอาร์เรย์มิติเดียว สองมิติ หรือมากกว่านี้ก็ได้ การแสดงโครงสร้างของอาร์เรย์ นั้นจะเรียงตามแถว (Row) และ สดมภ์ (Column) ลักษณะสำคัญของ อาร์เรย์คือ การรวบรวมข้อมูลแบบเดีบวกันตั้งแต่สองตัวขึ้นไปให้อยู่ในชุดหหรือแถวเดียวกันโดยสมาชิกในอาร์เรย์จะมีเลขดัชนี (Index) เป็นตัวชี้บอกตำแหน่งของข้อมูลที่ต้องการ อาร์เรย์หรือเวคเตอร์ในทางคณิตศาสตร์ตัวอย่างโครงสร้างข้อมูลแบบระเบียน ไฟล์แบบระเบียนหรือแบบ Record เป็นไฟล์ที่นำไปใช้งานเกี่ยวกับฐานข้อมูล กล่าวคือในการเก็บข้อมูลแบบไฟล์ จะแบ่งข้อมูลออกเป็นระเบียนโดยแต่ละระเบียนจะแบ่งออกเป็นหลายฟิลด์ การแยกประเภทแฟ้มข้อมูลแฟ้มข้อมูลสามารถแยกประเภทของแฟ้มข้อมูลได้ดังนี้ แยกตามเนื้อหา มีดังนี้
1) แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) คือ แฟ้มข้อมูลที่ใช้เก็บข้อมูลไว้อย่างถาวร และมักจะเรียงตามลำดับของไพมารีคีย์ ข้อมูลจะต้องทันสมัยเพื่อได้ใช้ประมวลผลแฟ้มข้อมูลอย่างถูกต้อง ในแฟ้มข้อมูลหลักมักจะมีเขตข้อมูลสำหรับสะสมค่าอยู่ด้วย แฟ้มข้อมูลหลักมีไว้ใช้อ้างอิง และปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ
2) แฟ้มรายการ (Transaction File) หมายถึงแฟ้มข้อมูลที่บันทึกเหตุการณ์หรือความเปลี่ยนแปลงของแฟ้มข้อมูลหลัก เป็นรายการย่อยที่เกิดในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ ที่เกิดจากการเพิ่มข้อมูล ข้อมูลต่าง ๆ ในแฟ้มข้อมูล ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ชั่วคราว เมื่อปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักแล้วระยะหนึ่งก็จะบันทึกลงแฟ้มรายการซึ่งมักจเรียงตามลำดับเหตุการณ์ โดยไม่จำเป็นต้องเรียงตามไพมารีคีย์ ถ้ามีรายการหลายประเภทอยู่ในแฟ้มเดียวกันมักมีรหัสบอกประเภทของ Transaction จะให้ 'P' แทนการซื้อ และ 'S' แทนการขาย3) แฟ้มดัชนี (Index File) เช่นเดียวกับช่วงท้ายของหนังสือ แฟ้มดัชนีเป็นแฟ้มที่ใช้ชี้บอกตำแหน่งของข้อมูลในแฟ้มข้อมูล เพื่อช่วยให้ค้นหาได้รวดเร็ว
4) แฟ้มข้อมูลเก่า (Historical File) มักเป็นแฟ้มข้อมูลเก่าที่ไม่ได้ใช้งานแล้วโดยใช้ข้อมูลเก่าในแฟ้มข้อมูลประเภทนี้ เป็นตัวเลขทางสถิติ ใช้สำหรับอ้างอิง เปรียบเทียบ หรือ พยากรณ์ข้อมูลในอนาคต
5) แฟ้มสรุปผล (Summary File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่สร้างขึ้นมาจากแฟ้มข้อมูลอื่น โดยการรวบรวมหรือคำนวณ เพื่อให้อยู่ในรูปแบบที่มีความหมายมากขึ้นและไม่ต้องเสียเวลาทุกครั้งที่เรียกใช้งาน
6) แฟ้มงาน (Work File)
7) แฟ้มรายงาน (Report File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้เก็บข้อมูลที่จะนำเสนอในรูปแบบของรายงาน
8) แฟ้มสำรอง (Backup File) เป็นแฟ้มสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันความเสียหายหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นกับแฟ้มข้อมูลสำคัญ ๆ นิยมใช้ ฮาร์ดดิสก์ ในการเก็บแฟ้มสำรองข้อมูลแยกตามวิธีการประมวลผล มีดังนี้
1) แฟ้มอินพุต (Input File) ระเบียนของแฟ้มข้อมูลนี้จะถูกอ่าน (Read) ออกมาเพื่อประมวลผลและผลลัพธ์จะเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลอื่น
2) แฟ้มเอาท์พุต (Output File) มีการบันทึก (Write) ข้อมูลลงไปในระหว่างการประมวลผลข้อมูล
3) แฟ้มอินพุต-เอาท์พุต (Input-Output File) จะต้องเก็บอยู่ในอุปกรณ์ที่สามารถเข้าถึงโดยตรงได้ (DASD) กล่าวคือ ข้อมูลแฟ้มแบบนี้จะถูกอ้างและประมวลผลแล้วจะบันทึก (Rewrite) ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปแล้วไปแล้วลงทีเดิม แฟ้มข้อมูลแบบนี้จะต้องมีปฏิบัติการอินพุต และเอาพุตระหว่างการประมวลผล เช่น แฟ้มพนักงานเป็นแฟ้มอินพุตในโปรแกรมพนักงาน และเป็นแฟ้มเอาท์พุตในโปรแกรมพิมพ์รายงาน
ปฏิบัติการเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล
1. การสร้างแฟ้มข้อมูล (Creation) คือการบันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูลครั้งแรก โดยรวบรวมข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนการบันทึกข้อมูล
2. การปรับปรุงข้อมูล (Update) ได้แก่ - การเพิ่มระเบียนใหม่ (Insertion) เข้าไปในแฟ้มข้อมูล - การแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลภายในแฟ้มข้อมูล (Modification)
3. การเรียกใช้ข้อมูล (Retrieval) ทำได้สองรูปแบบคือ - การสอบถาม (Inquiry) เป็นการเรียกใช้ข้อมูลแบบตอบโต้ - การพิมพ์รายงาน (Report Generation) เป็นการเรียกใช้ข้อมูลในลักษณะของการพิมพ์รายงาน
4. การบำรุงรักษาแฟ้มข้อมูล (Maintenance) คือการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ใช้งานไประยะหนึ่งแล้ว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงแฟ้มข้อมูลและให้สอดคล้องเหตุการณ์ปัจจุบัน ได้แก่
- การปรับโครงสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ (Restructure) เป็นการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลใหม่ให้เหมาะสมกับการใช้งาน
- การจัดระเบียบใหม่ (Reorganization) เพื่อให้ใช้ที่เก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ โดยปรับปรุงระเบียนภายในแฟ้มข้อมูลให้เรียงลำดับใหม่และขจัดระเบียนข้อมูลที่ไม่ใช้ออกจากแฟ้มข้อมูล
การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล คือ เทคนิคทีใช้แทนและจัดเก็บระเบียนในแฟ้มข้อมูล โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ การเตรียมเส้นทางเข้าถึงระเบียนระหว่างปฏิบัติการเรียกใช้ และปรับปรุงข้อมูล ระเบียบแฟ้มข้อมูลต่างขนิด จะให้เส้นทางการเข้าถึงที่แตกต่างกัน ระเบียนแฟ้มข้อมูลที่สนับสนุนโดยตัวจัดการแฟ้มข้อมูล (File Manager)ของระบบการดำเนินการนั้น ได้แก่ แฟ้มลำดับ (Sequential File) , แฟ้มลำดับเชิงดัชนี (Index Sequential File) , แฟ้มสุ่ม (Random File) และแฟ้ม VSAM แฟ้มข้อมูลเหล่านี้สามารถเข้าถึงระเบียนโดยผ่าน Primary Key เท่านั้นหากต้องการเข้าถึงระเบียนโดยผ่านเขตหลัก (Key Field) อื่น ๆ หรือหลาย ๆ เขตหลัก จะต้องใช้ Multi key File Organization
การจัดโครงสร้างของไฟล์ ไฟล์ข้อมูล (Data File) คือหน่วยที่ใช้จัดเก็บข้อมูลที่สัมพันธ์กันให้เป็นระบบ ตัวอย่าง ไฟล์นักศึกษา จะมีข้อมูลเกี่ยวข้องกับตัวนักศึกษาในการออกแบบแฟ้มข้อมูล จะต้องคำนึงถึงองค์ประกอบต่างๆ หลายด้านได้แก่การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล ประเภทและการทำงานของแฟ้มในระบบงานทั้งหมดลักษณะโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลมี4ประเภทได้แก่ 1. Sequential 2. Random 3. Index Sequential 4. Multiple Key
ลักษณะการออกแบบและจัดการไฟล์ข้อมูลมาตราฐานทั้ง4แบบนี้แตกต่างกันในการจัดระบบเรียงลำดับข้อมูลภายในไฟล์(RecordSequential) ซึ่งจะหมายถึง การจัดเก็บหน่วยข้อมูลจริง (Physical Ordering) บนหน่วยจัดเก็บข้อมูล เช่น ฮาร์ดดิสก์Creditwww.school.net.th/library/create-web/10000/generality/10000-8587.htmlwww.pfcollege.com/images/column_1255679599/14%20.pptwww.thaigoodview.com/library/contest2552/type2/tech04/22/cit/6_4.html
ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File Type) เราสามารถจำแนกแฟ้มข้อมูลออกตามลักษณะของข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้และสามารถแบ่งแฟ้มข้อมูลออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่สำคัญ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติ ลูกค้า (Customer master file) ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น แฟ้มข้อมูลประวัติผู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file) แฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ (Inventory master file) แฟ้มข้อมูลบัญชี (Account master file) เป็นต้น ซึ่งแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้เป็นส่วนประกอบของระบบงานบัญชี (Account system)แฟ้มข้อมูลหลักเป็นแฟ้มข้อมูลที่บรรจุข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับระบบงาน และเป็นข้อมูลหลักที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ข้อมูลเฉพาะเรื่องไม่มีรายการเปลี่ยนแปลงในช่วงปัจจุบัน มีสภาพค่อนข้างคงที่ไม่เปลี่ยนแปลงหรือเคลื่อนไหวบ่อยแต่จะถูกเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการสิ้นสุดของข้อมูล เป็นข้อมูลที่สำคัญที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ ตัวอย่าง เช่น แฟ้มข้อมูลหลักของนักศึกษาจะแสดงรายละเอียดของนักศึกษา ซึ่งมี ชื่อนามสกุล ที่อยู่ ผลการศึกษา แฟ้มข้อมูลหลักของลูกค้าในแต่ละระเบียนของแฟ้มข้อมูลนี้จะแสดงรายละเอียดของลูกค้า เช่น ชื่อสกุล ที่อยู่ หรือ ประเภทของลูกค้า2. แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (transaction file)แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงเป็นแฟ้มข้อมูลที่ประกอบด้วยระเบียนข้อมูลที่มีการเคลื่อนไหว ซึ่งจะถูกรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดในส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงนี้จะนำไปปรับรายการในแฟ้มข้อมูลหลัก ให้ได้ยอดปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น แฟ้มข้อมูลลงทะเบียนเรียนของนักศึกษา3 แฟ้มข้อมูลตาราง (table file)แฟ้มข้อมูลตารางเป็นแฟ้มข้อมูลที่มีค่าคงที่ ซึ่งประกอบด้วยตารางที่เป็นข้อมูลหรือชุดของข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกันและถูกจัดให้อยู่รวมกันอย่างมีระเบียบ โดยแฟ้มข้อมูลตารางนี้จะถูกใช้ในการประมวลผลกับแฟ้มข้อมูลอื่นเป็นประจำอยู่เสมอ เช่น ตารางอัตราภาษี ตารางราคาสินค้าการปรับปรุงแฟ้มข้อมูลสามารถทำได้หลายอย่าง เช่น การเพิ่มรายการ (Add record) การลบรายการ (Delete record) และการแก้ไขรายการ (Edit)การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล (File organization) มีวิธีการจัดได้หลายประเภท เช่น1. การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลแบบตามลำดับ (Sequential File organization) ลักษณะการจัดข้อมูลรายการจะเรียงตามฟิลด์ที่กำหนด (Key field) เช่น เรียงจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร โดยส่วนมากมักจะใช้เทปแม่เหล็กเป็นสื่อในการเก็บข้อมูลซึ่งการเก็บโดยวิธีนี้จะมีทั้งข้อดีและข้อเสีย2. การจัดระเบียนแฟ้มข้อมูลแบบตรงหรือแบบสุ่ม (Direct or random file organization) โดยส่วนมากมักจะใช้จานแม่เหล็ก (Hard disk) เป็นหน่วยเก็บข้อมูล การบันทึกหรือการเรียกข้อมูลขึ้นมาสามารถเรียกได้โดยตรง ไม่ต้องผ่านรายการอื่นก่อน เราเรียกวิธีนี้ว่าการเข้าถึงข้อมูลโดยตรง (Direct access) หรือการเข้าถึงโดยการสุ่ม (Random Access) การค้นหาข้อมูลโดยวิธีนี้จะเร็วกว่าแบบตามลำดับ ทั้งนี้เพราะการค้นหาจะกำหนดดัชนี (Index) จะนั้นจะวิ่งไปหาข้อมูลที่ต้องการหรืออาจจะเข้าหาข้อมูลแบบอาศัยดัชนีและเรียงลำดับควบคู่กัน (Indexed Sequential Access Method (ISAM) โดยวิธีนี้จะกำหนดดัชนีที่ต้องการค้นหาข้อมูล เมื่อพบแล้วต้องการเอาข้อมูลมาอีกกี่ รายการก็ให้เรียงตามลำดับของรายการที่ต้องการ ซึ่งการเก็บโดยวิธีนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสียอุปสรรคในการจัดการแฟ้มข้อมูลแบบดั้งเดิม (Traditional or Conventional file) คือ หน่วยสำรองข้อมูล (Storage) จะมีแฟ้มข้อมูลหลักอยู่และในแฟ้มข้อมูลหลัก (Master file) จะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ (Data Element) เช่น A-Z แต่ละแผนกก็จะต้องเขียนโปรแกรมประยุกต์ (Application Program) ของงานตนเองขึ้นมา ซึ่งแต่ละงานอาจจะมีการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลร่วมกัน แสดงการใช้ แฟ้มข้อมูลแบบดั้งเดิมaaaในการเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ในรูปแบบแฟ้มนั้นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตรวมกันเป็นระเบียน การเก็บและการเรียกข้อมูลจะกระทำทีละระเบียน การแบ่งประเภทของแฟ้มจึงมักแบ่งแยกตามรูปแบบลักษณะการเรียกค้นหา ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 แบบด้วยกันคือ แฟ้มลำดับ (sequential file) แฟ้มสุ่ม (random file) และ แฟ้มดัชนี (index file) ดังนี้แฟ้มลำดับ เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลที่ละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบaaaaa2) แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใด ๆ ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม เช่น กรณีของการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ถ้าต้องการอ่นเพลงที่ 5 ก็จะคำนวณความยาวของสายเทป เพื่อให้มีการเคลื่อนสายเทปไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วจึงเริ่มอ่าน กรณีนี้จะทำได้เร็วกว่าสแบบลำดับaaaaa3) แฟ้มแบบดัชนี แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน ดังตัวอย่างเช่น ถ้าใช้ชื่อเพลงเป็นกุญแจสำหรับการค้นหา จะมีการเก็บชื่อเพลงโดยมีการจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อค้นหาชื่อเพลงได้ ก็ได้ลำดับเพลง ซึ่งสามารถนำไปคำนวณหาตำแหน่งที่ต้องการเขียนอ่านได้ต่อไป
ที่มา
http://www.tanti.ac.th/Comtranning/IT/technof3.htm#3.5
http://irrigation.rid.go.th/rid15/ppn/Knowledge/Database/database2.htm
http://www.sirikitdam.egat.com/WEB_MIS/103_116/09.html
ความต้องการใช้ข้อมูล
ความต้องการที่จะใช้สารสนเทศเป็นส่วนสำคัญที่จะผลักดันให้ตนเองบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ทั้งทางด้านการเรียนสำหรับนิสิต นักศึกษา และทางด้านวิชาการ สำหรับอาจารย์และนักวิจัยค้นคว้าเพราะว่า ความต้องการสารสนเทศ หมายถึง การที่บุคคลพบว่า ตนเองอยู่ในสถานการณ์ใด สถานการณ์ หนึ่งที่ทำให้ต้องตัดสินใจกันหาคำตอบ หรือหาข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งและมีความต้องการสารสนเทศเพื่อนำมาใช้ในการนี้มาก สถานการณ์ดังกล่าวนี้เองทำให้บุคลากร หรือเล็งเห็นความต้องการของตน ความต้องการใช้สารสนเทศของแต่ละบุคคลอาจแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญซึ่งพอที่จะรวบรวมเป็นประเด็นได้ดังนี้ คือ1. เพื่อแก้ข้อสงสัยและหาคำตอบที่ตนเองต้องการทราบ2. เพื่อการปฎิบัติเกี่ยวกับงานที่ตนรับผิดชอบทั้งส่วนบุคคลและรวบรวม3. เพื่อสังคมโดยส่วนรวมการศึกษาการใช้และความต้องการใช้สารสนเทศ เป็นการศึกษาเพื่อให้ได้ข้อมูลไปใช้ในการวางแผนและกำหนดเป็นนโยบายเกี่ยวกับการพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ วิลสัน(Wilson, 1981) กล่าวว่า การศึกษาผู้ใช้มีจุดหมายเพื่อทำให้ทราบพฤติกรรมการค้นหาสารสนเทศอันเป็นผลจาก ความต้องการใช้สารสนเทศจากแหล่งต่างๆ เช่นห้องสมุดศูนย์สารสนเทศ ระบบสารสนเทศออนไลน์ ตลอดจนตัวบุคคล ซึ่งก่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนสารสนเทศ ความต้องการใช้สารสนเทศของบุคคลนั้น คือ การใช้ที่มีจุดประสงค์ จุดมุ่งหมายต่างกัน คือ เพื่อให้ได้ข้อมูล ข่าวสาร ข้อเท็จจริง ในเรื่องนั้น ในสิ่งนั้นๆ เพื่อที่จะใช้ประกอบการตัดสินใจ ในการแก้ไขปัญหา หรือตัดสินปัญหา และแสวงหาคำตอบอย่างถูกต้องและมีทฤษฎีและหลักวิชาการดนัยศักดิ์ โกวิทวิบูลย์ ให้ข้อจำกัดของผู้ใช้สารสนเทศไว้ว่าความต้องการเป็นเรื่องที่เฉพาะของแต่ละบุคคล และกลุ่มบุคคล แตกต่างกันความจำเป็นตรงที่ว่า ความจำเป็นนั้นเป็นสากล เป็นพื้นฐานที่ขาดเสียมิได้ ความต้องการจะสร้างขึ้นจากความจำเป็นหรือไม่จำเป็น สำหรับที่ไม่ให้มีรายละเอียด นอกเหนือไปจากความจำเป็นพื้นฐาน โดยประสงค์จะให้สนองความต้องการโดยเฉพาะสำหรับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลเฉพาะกาลเวลาผู้ที่มีความต้องการในอันที่จะใช้สารสนเทศนั้น จะแสวงหาสารสนเทศเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ของตนในการแสวงหานั้น จะมีพฤติกรรมที่ต่างกัน แต่ที่คล้ายกันก็คือ แหล่งสารสนเทศในการใช้สารสนเทศของผู้ที่มีความต้องการที่จะใช้สามารถที่จะพิจารณาได้ในแง่มุมต่างๆ ดังนี้1. เนื้อหาสาระของสารสนเทศ (content of information)2. คุณลักษณะของสารสนเทศ (nature of information)3. ปริมาณของสารสนเทศ (quantity of information)4. กระบวนการและขั้นตอน (processing of information)5. รูปแบบของสารสนเทศ (packaging of information)6. ความเร็วในการได้รับสารสนเทศ (speed of supply information)7. ความทันสมัยและเหตุการณ์ของสารสนเทศ (data range of information)8. คุณลักษณะเฉพาะของสารสนเทศ (specificity of informatioln)9. คุณภาพของสารสนเทศ (quality of information)10. ความมีระดับของสารสนเทศ (level of information)ทั้ง 10 ประการนี้ เป็นคุณลักษณะพื้นฐานที่สำคัญ ระดับหนึ่ง สำหรับผู้ที่มีความต้องการและใช้สารสนเทศ เมื่อใดก็ตามที่บุคคล มีความต้องการใช้สารสนเทศต้องมีจุดประสงค์ ดังนี้1. สารสนเทศหาได้ง่าย สะดวกในการใช้ทั้งจากแหล่งทางการและแหล่งอื่นๆ2. สารสนเทศนั้นมีประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน การศึกษา หรือประโยชน์ด้านอื่น ๆ3. ลักษณะเฉพาะบุคคลของผู้ใช้สารสนเทศ ได้แก่ลักษณะงานที่ทำ ประสบการณ์ ในการทำงาน ระดับการศึกษา4. ระบบเศรษฐกิจ สังคม และการเมืองที่แวดล้อมผู้ใช้5. ผลของการใช้สารสนเทศที่ผ่านมาว่า ผู้ใช้มีความพอใจเพียงใด (ธัญญรัตน์ ธิชัย, 2543, หน้า14)ความต้องการสารสนเทศเป็นเพียงจุดเริ่มต้นที่บุคคลตระหนักถึงความสำคัญของสารนิเทศซึ่งจะส่งผลให้บุคคลแสวงหาสารสนเทศที่ต้องการต่อไปซึ่งในความจำเป็นและความต้องการในอันที่จะใช้สารสนเทศของแต่ละบุคคลนั้นอาจลำดับเป็นกิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศตามวัตถุประสงค์ดังนั้นในการศึกษาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการย่อมต้องพิจารณาถึงองค์ประกอบต่างๆ ที่ส่งผลต่อระบบสารสนเทศนั้น ดังที่ได้กล่าวมาหากจินตนาการถึงการจัดการข้อมูลที่นิยมทำกันในปัจจุบัน ในคลีนิกแห่งหนึ่งมีการเก็บรวบรวมข้อมูลคนไข้ที่มารับการรักษา ข้อมูลที่ต้องการเก็บ ได้แก่ ประวัติส่วนตัวของคนไข้ อาการที่มารับการรักษา วิธีการรักษา และผลการรักษา วิธีหนึ่งที่ทำกันก็คือการจดบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงบนกระดาษและเก็บกระดาษนั้นไว้ ถ้ามีข้อความซ้ำกัน เจ้าหน้าที่ต้องเขียนทุกใบก็จะเป็นการเสียเวลา ดังนั้นทางคลีนิกอาจใช้วิธีจ้างโรงพิมพ์พิมพ์แบบฟอร์มขึ้นมาเพื่อให้การกรอกข้อมูลง่ายขึ้นการจัดข้อมูลนี้ ทางคลีนิกใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่สำหรับเก็บกระดาษแบบฟอร์มและดำเนินการเก็บเรียงไว้ในลิ้นชัก เมื่อมีคนไข้ใหม่เพิ่มขึ้นก็เพิ่มต่อกระดาษแบบฟอร์มใหม่เข้าไป ลักษณะการจัดการข้อมูลดังกล่าวเปรียบเทียบได้กับการจัดการแฟ้มข้อมูลที่ใช้ทางคอมพิวเตอร์นั่นเอง เมื่อพิจารณาบัตรคนไข้ จะเห็นว่า ข้อมูลที่อยู่บนบัตรมีความหมายต่าง ๆ กัน การที่ข้อมูลแสดงความหมายได้จะต้องประกอบด้วยส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตร กับส่วนข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติม ส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตรคือส่วนที่อธิบายเนื้อหาลักษณะของข้อมูลที่ต้องการ ทำให้ส่วนข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติมคือตัวข้อมูลชัดเจนขึ้น และทำให้ควบคุมการใช้ตัวข้อมูลให้เกิดประโยชน์กว้างขวางขึ้น การจะใช้งานข้อมูลให้ได้ผล จึงต้องมีทั้งตัวข้อมูลและคำอธิบายเนื้อหาลักษณะของข้อมูล หากพิจารณาถึงการจัดการข้อมูลจะหมายถึงการจัดเก็บข้อมูล-การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งาน ในการเรียกใช้ข้อมูลเมื่อมีคนไข้มาติดต่อ เจ้าหน้าจะต้องค้นหาข้อมูลเดิมของคนไข้ ทางหนึ่งที่ทำได้คือตรวจดูข้อมูลบนบัตรแบบฟอร์มทีละใบตั้งแต่ใบแรกจนพบ การค้นหาวิธีนี้อาจเสียเวลาบ้าง แต่หากการจัดเก็บข้อมูลมีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษร เช่น ก ข ค... ไว้แล้ว เมื่อทราบชื่อคนไข้และค้นหาตามตัวอักษรก็จะพบข้อมูลได้เร็วขึ้นระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดีaaaaaการเก็บข้อมูลนั้นผู้จัดเก็บจำเป็นต้องทำการแยกแยะ และพยายามหาทางลดขนาดของข้อมูลให้สั้นที่สุด แต่ให้ได้ความหมายในตัวเองมากที่สุด โดยปกติข้อมูลที่ต้องการเก็บมีเป็นจำนวนมาก เช่น บริษัทแห่งหนึ่งมีข้อมูลเก็บเป็นจำนวนหลายแฟ้ม การเก็บข้อมูลจึงจำเป็นต้องแยกกลุ่มออกจากกัน แต่ข้อมูลระหว่างกลุ่มก็อาจจะมีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกันได้ ความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มนี้เองเป็นส่วนที่ทำให้เกิดระบบฐานข้อมูล ซึ่งเป็นศาสตร์ที่จำเป็นต้องเข้าใจหลักการและวิธีการเพื่อให้เกิดการเก็บ เรียกหา ค้นหา หรือใช้งานข้อมูลได้ประสิทธิภาพสูงสุด จึงมีการแยกกลุ่มข้อมูล โดยยึดหลักการพื้นฐานว่าข้อมูลแต่ละกลุ่มจะเป็นสิ่งที่มองเห็นหรือจับต้องได้ เช่น คน สิ่งของ สินค้า สถานที่ ข้อมูลแต่ละกลุ่มที่แยกนี้เรียกว่า เอนทิตี (entity) โดยสรุปเอนทิตี หมายถึง สิ่งที่เราสามารถมองเห็นภาพลักษณ์ได้ โดยข้อสนเทศของเอนทิตีจะสามารถแยกออกได้เป็นสองส่วน คือ เนื้อหาและข้อมูลสำหรับเนื้อหาของเอนทิตีชนิดเดียวกันจะมีลักษณะเหมือนกัน แต่ส่วนของข้อมูลจะแตกต่างกันออกไป เนื้อหาจึงเป็นส่วนที่จะบอกรายละเอียดเพื่อขยายข้อมูลให้ได้ความหมายครบถ้วนยิ่งขึ้น พิจารณาจากระบบข้อมูลโดยดูตัวอย่างเอนทิตีของบุคลากรของบริษัทแห่งหนึ่ง โดยปกติเอนทิตีต่างกันก็จะมีเนื้อหาที่แตกต่างกันออกไปด้วย เช่น เอนทิตีของบุคลากรจะแตกต่างจากเอนทิตีของสินค้า
ที่มา http://www.tanti.ac.th/Com-tranning/IT/technof3.htm www.ssru.ac.th/linkssru/athovicha_web/is2.doc
www.phuket.psu.ac.th/provincialmis/download/phuket_f1.doc
โครงสร้างข้อมูลในระบบฐานข้อมูลโดยปกติความสัมพันธ์ของแต่ละแฟ้มจะมีส่วนของตัวชี้ที่จะบอกว่าข้อมูลของระเบียนเดียวกันอยู่ที่ใดในแฟ้มอื่น ๆ เช่น เมื่อแบ่งแยกแฟ้มออกเป็น 3 แฟ้ม คือ นักเรียน,อาจารย์ และ วิชา โดยแต่ละแฟ้มจะมีตัวชี้บ่งบอกว่าข้อมูลที่สัมพันธ์กันอยู่ที่ใด ดังตัวอย่างในรูปที่ 3.4ตัวอย่างโครงสร้างข้อมูลในระบบฐานข้อมูลที่สัมพันธ์กัน
โครงสร้างข้อมูลในฐานข้อมูลตามรูปที่ 3.4 ประกอบด้วย 3 แฟ้ม ในแต่ละแฟ้มมีความสัมพันธ์ถึงกัน เช่น ข้อมูลในแฟ้มนักเรียนจะมีส่วนที่เป็นกุญแจที่ชี้บอกความสัมพันธ์กับแฟ้มอาจารย์ว่าอาจารย์ประจำชั้นชื่ออะไรกรณีที่การหาข้อมูลของนักเรียน เช่น นักเรียนรหัสประจำตัว 008 มีชื่อว่าอะไร มีใครเป็นอาจารย์ประจำชั้น และเรียนวิชาอะไร ลักษณะการค้นหาคือ ค้นหาในแฟ้มนักเรียนทีละระเบียนจนพบระเบียนที่มีระรหัสเป็น 008 ก็จะทราบชื่อนักเรียนและมีกุญแจที่เป็นตัวชี้ว่าข้อมูลนี้สัมพันธ์กับข้อมูลในแฟ้มอาจารย์ ทำให้โยงต่อว่าอาจารย์ชื่ออะไร และจะทราบกุญแจซึ่งเป็นตัวชี้ว่าอาจารย์สอนวิชาอะไร เป็นต้น การค้นหาข้อมูลที่มีกุญแจเป็นตัวชี้ข้อมูลจะทำให้เราเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วขึ้นการแบ่งประเภทแฟ้มข้อมูลในการเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ในรูปแบบแฟ้มนั้นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตรวมกันเป็น ระเบียน การเก็บและการเรียกข้อมูลจะกระทำทีละระเบียน การแบ่งประเภทของแฟ้มจึงมักแบ่งแยก ตาม รูปแบบลักษณะการเรียกค้นหา ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 แบบด้วยกันคือ แฟ้มลำดับ (sequential file) แฟ้มสุ่ม (random file) และ แฟ้มดัชนี (index file) ดังนี้1) แฟ้มลำดับ เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลที่ละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบ aaaaa2) แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใด ๆ ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม เช่น กรณีของการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ถ้าต้องการอ่นเพลงที่ 5 ก็จะคำนวณความยาวของสายเทป เพื่อให้มีการเคลื่อนสายเทปไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วจึงเริ่มอ่าน กรณีนี้จะทำได้เร็วกว่าสแบบลำดับ 3) แฟ้มแบบดัชนี แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน ดังตัวอย่างเช่น ถ้าใช้ชื่อเพลงเป็นกุญแจสำหรับการค้นหา จะมีการเก็บชื่อเพลงโดยมีการจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อค้นหาชื่อเพลงได้ ก็ได้ลำดับเพลง ซึ่งสามารถนำไปคำนวณหาตำแหน่งที่ต้องการเขียนอ่านได้ต่อไป
โครงสร้างข้อมูลในฐานข้อมูลตามรูป ประกอบด้วย 3 แฟ้ม ในแต่ละแฟ้มมีความสัมพันธ์ถึงกัน เช่น ข้อมูลในแฟ้มนักเรียนจะมีส่วนที่เป็นตัวชี้ที่บอกความสัมพันธ์กับแฟ้มอาจารย์ว่าอาจารย์ประจำชั้นเป็นใครกรณีที่การค้นหาข้อมูลของนักเรียน เช่น นักเรียนที่มีเลขประจำตัวนักเรียน 008 มีชื่อว่าอะไร มีใครเป็นอาจารย์ประจำชั้น และเรียนวิชาอะไร ลักษณะการค้นหาคือ ค้นหาในแฟ้มนักเรียนทีละระเบียนจนพบระเบียนที่มีเลขประจำตัว 008 ก็จะทราบชื่อนักเรียนและมีตัวชี้ที่ระบุว่าข้อมูลนี้สัมพันธ์กับข้อมูลในแฟ้มอาจารย์ ทำให้ทราบว่าอาจารย์ชื่ออะไร และจะทราบตัวชี้ที่ระบุต่อว่าอาจารย์สอนวิชาอะไร เป็นต้น
แหล่งอ้างอิง
http://it.benchama.ac.th/ebook/files/lesson2_41.htm
http://www.tanti.ac.th/Com-tranning/IT/technof3.htm
http://www.chakkham.ac.th/technology/lesson22/database2.html
